周五下午四点半盖章前最后一遍核对。办公室小王那份通知我还是看漏了一处附件说明的写法不对被办公室主任用铅笔圈了出来。这种错不是不会是累。公文格式国标里要素十几个一份材料从拟稿、核稿到签发要过好几道手每道手都在赶时间。今年上半年起我把这套核对活交给了察元AI文档助手——一个跑在 WPS 文字里的开源加载项背后是只监听本机的 MCP 服务——让机器先筛一遍缺项人再做最后判断。都说政务大模型落地难我看落地点不在多大的模型而在这种十分钟的琐碎活上。基层减负减到文秘头上最先该减的就是这种重复核对。我的自检清单八条条条都是退回件教出来的。一、标题三要素。发文机关、事由、文种缺一项都是硬伤。用加载项内置的表单智能提取助手——它本来就是给合同、公文抽字段输出 JSON 的——让它把标题拆开看输出里缺哪段一目了然。二、主送机关。通知没了主送受文对象就是悬空的请示的主送只能有一个。同样按字段抽取抽出来是空的就把批注钉在标题下方拟稿人一打开文档就看得见。三、成文日期。该写全还是简写、署名和日期的相对位置最容易在改稿改到最后一版时被覆盖掉。这一项我放在盖章当天再查一次因为日期常常当天才定。四、签发人。上行文要标签发人平件最常忘。AI 不判断该谁签但能提醒这份是上行文没看到签发人标识。五、附件说明。正文之后、发文机关署名之前附件序号和名称要对得上附件本身。多文档交叉检查在这个环节最值钱——正文写附件实施方案、附件封面却是实施细则这种错单看一份永远发现不了。六、序号层级。一、一、1.三层往下走乱一层全文体例就散了。加载项里有个检查段落序号格式助手一键扫全文这个我后面单独写一篇细说。七、数字与标点。正文里的数字和表格里的合计对不对百分比加起来是不是一百。让 AI 核对数表与正文数字是否一致勾稽错误逃不掉。八、落款与版记。发文机关署名、成文日期、印章——盖章之前的最后关口也是领导催得最急的关口。这里出错重打的不是一页纸是整套签发流程。操作上我固定两步。第一步先让 AI 出问题清单不动正文先跑一遍校对dryRun汇总问题列表不要先改正文我确认后再写成批注第二步人工过目后把确认的问题转成批注钉在原文位置交拟稿人自己改改一条消一条。终检用这条兜底帮我做发布前终检错别字、标点、数字前后一致性、表格与正文是否一致全部用批注输出最后给我一份问题分级摘要严重/一般/建议分级摘要这条我尤其推荐。以前跟领导口头汇报大概没问题现在能拿着一张三档问题清单去哪条是硬伤、哪条是建议一句说清领导批得也快。多人协作时这套清单还有个用法拟稿人自查跑一遍核稿人复核再跑一遍两遍结果都以批注留痕谁查过、查出了什么文档里看得见。我们科室现在的核稿习惯是机器清单打头、人眼压阵格式类的退回件比往年明显少了。要说清单的边界也得讲清楚它查的是内容层要素——标题、主送、落款、附件说明这些文字里写着的项版式层面的东西比如页边距、字号、版头位置那是排版模板的事模板对了它就对了AI 替你查不了也不用查。所以我的分工是模板管版式AI 管要素人管签字三层各干各的。另外加载项里二十多个内置助手拼写语法检查、生成摘要、提炼关键词是通用款表单智能提取和文档审计是公文场景的专用款按需取用就行不必个个都点开试。最后几句实话。格式自检是辅助AI 抽字段、圈缺项都可能有漏有误核稿签字的责任还在人涉密文稿走这套流程之前先确认部署环境合规保密场景后面几篇单独讲。工具本身安装不难一行 PowerShell 的事{[Net.ServicePointManager]::SecurityProtocol[Net.SecurityProtocolType]::Tls12;$wNew-ObjectNet.WebClient;$w.Encoding[Text.Encoding]::UTF8;$s$w.DownloadString(https://gitee.com/cloudshd/chayuan-wps-releases/raw/master/scripts/install-wps-skill-chayuan.ps1);if($s.Length-and$s[0]-eq[char]0xFEFF){$s$s.Substring(1)};([scriptblock]::Create($s))-Fetch}跑完 WPS 打开即用。清单在手上机器筛一遍人守住最后一眼——我觉得这才是人机分工该有的样子。
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